Come scrivere e-mail efficaci

Come scrivere e-mail efficaci

La posta elettronica ormai è diventata uno strumento indispensabile nel lavoro di tutti i giorni della maggior parte delle persone.
Capita spesso che, in ufficio, si perda molto tempo per scegliere le parole giuste per scrivere o rispondere ad un’e-mail. La conseguenza è la distrazione.

È possibile migliorare l’efficacia delle tue e-mails ed ottimizzare, di conseguenza, la gestione del tuo tempo al lavoro in poche semplici mosse:

  1. SALUTA in modo appropriato
    Ci sono persone che iniziano direttamente a scrivere il testo dell’e-mail, saltando a piè pari il “ciao”. Errore: è buona norma e buona educazione iniziare un’e-mail con un saluto. Chiaramente il tipo di saluto deve variare in base al destinatario.
  2. Vai DRITTO AL PUNTO della questione.
    Il tuo interlocutore non vuole leggere giri di parole o perdere tempo, esattamente come te.
    Nel caso fosse necessario includere un certo numero di dettagli è bene farlo, ma ricorda che se anticipi subito la questione più importante è più probabile che la tua mail riceva una risposta tempestiva.
  3. Vale la LEGGE DELLE 5 RIGHE
    Cerca di mantenere la tua e-mail il più breve possibile. Scrivi paragrafi brevi composti da frasi dirette. Impara ad essere sintetico ma esauriente.
  4. Gli ELENCHI NUMERATI possono aiutare
    Se hai parecchie domande da fare o molte affermazioni da sottoporre all’attenzione del tuo interlocutore ottimizza la tua e gestione del tempo servendoti di elenchi o numerazioni. Faciliterai il destinatario nella lettura e nella compresione.
  5. RILEGGI la mail prima dell’invio e usa il CONTROLLO ORTOGRAFICO
    Un errore di battitura o di ortografia può alterare il significato di una parola o, comunque, farti fare une figuraccia. L’uso del correttore ortografico come funzione attiva di default può aiutare ma i tuoi occhi e il tuo cervello durante la rilettura del testo sono sicuramente più efficaci.
  6. Rendi utile la tua FIRMA
    Hai una firma preimpostata per le tue e-mail? Rendila utile sia per te che per il destinatario.
    In che senso? Potresti includere un link al tuo sito web o al sito della tua azienda, l’indirizzo, il numero di telefono, link ai tuoi account social e molto alto.

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