Guide all'acquisto & video - Distruggi documenti

I distruggi documenti sono diventati sempre più popolari come strumenti per garantire la privacy e la sicurezza dei dati sensibili contenuti in documenti presenti sia negli uffici sia nelle case.
Questa guida illustra una panoramica generale che può aiutarti nella scelta tra le varie tipologie di distruggi documenti disponibili spiegando quali caratteristiche debba avere il tuo distruggi documenti ideale in base alle tue esigenze di utilizzo e di sicurezza.

Il furto delle informazioni e il furto di identità sono tra le frodi più diffuse in Europa. Per evitare di essere vittima di queste truffe è bene eliminare nel modo più sicuro possibile tutte le informazioni personali e professionali una volta che queste non dovessero essere più utili.

La legge italiana si è preoccupata di regolare il processo di distruzione di documenti sensibili per le aziende e gli individui: il Decreto Lgs 196/2003 enuncia che “è obbligatorio distruggere i documenti cartacei contenenti dati sensibili per prevenire il furto di informazioni personali e riservate”.

A casa è bene distruggere ogni documento che contenga dati sensibili e informazioni personali che i malintenzionati potrebbero utilizzare per rubare la tua identità, ad esempio:

  • Ricevute bancarie
  • Dati e fatture della carta di credito
  • Bollette delle utenze (luce, gas) e bollette telefoniche
  • Posta personale e/o commerciale che contenga il tuo nome e il tuo indirizzo
  • Documenti che contengano la tua firma
  • Documentazioni mediche e fiscali
  • Dichiarazioni dei redditi
  • Eventuali CD, DVD e fotografie

In ufficio vengono prodotti dati aziendali sensibili ed è buona norma distruggere tutto quel materiale che potrebbe essere utile a competitors e a ladri di informazioni, come ad esempio:

  • Carta intestata
  • Fatturati e bilanci
  • Documenti legali
  • Dati che riguardino i clienti e/o il personale
  • Report finanziari
  • Buste paga
  • Informazioni su budget e strategie di marketing
  • Eventuali CD e DVD

La maggior parte dei distruggi documenti ammettono anche la distruzione di clip, punti metallici e carte di credito; se così fosse la caratteristica è esplicitata nelle descrizioni di ogni prodotto.

La scelta del distruggi documenti più in linea con le tue esigenze dipende principalmente da quattro fattori:

  1. Il tipo e grado di utilizzo della macchina, cioè il numero di utenti e la frequenza giornaliera di utilizzo del distruggi documenti.
  2. Il livello di sicurezza del distruggi documenti, che dipende dal grado di segretezza dei documenti da smaltire.
  3. Il tipo di taglio, cioè in quale formato viene sminuzzato il documento.
  4. Il luogo in cui posizionare il distruggi documenti (in un grande ufficio, sotto la scrivania, ...)

Esistono distruggi documenti indicati per uso personale o in piccoli uffici e distruggi documenti, invece, adatti per grandi volumi di distruzione; di seguito le principali caratteristiche di ogni tipologia.

Distruggi documenti per uso personale o in piccoli uffici:

  • per chi lavora da casa e per i documenti familiari
  • per un uso poco intensivo, si prevede che distruggano circa 20 fogli al giorno
  • a partire da 1-2 utenti fino ad un massimo di 8-10 utenti
  • per assicurare la sicurezza dei dati personali e delle informazioni confidenziali in modo economico

Distruggi documenti per grandi volumi:

  • per le medie imprese e le grandi aziende
  • per un uso intensivo; garantiscono alte prestazioni nella distruzione di grandi volumi di carta
  • per un utilizzo continuo
  • per tutti gli utenti aziendali, fino a più di 10 utenti

Un altro tra i fattori da valutare durante la scelta del proprio distruggi documenti è relativa al livello di sicurezza.§
Il livello di sicurezza di una distruggi documenti viene valutato considerando il tipo di taglio che questo effettua e dalla dimensioni in cui è in grado di ridurre la carta. Il livello di sicurezza è valutato attraverso la scala di sicurezza DIN, su una scala di valori che va da 1 a 6.

I livelli di sicurezza

DIN 1: livello di sicurezza adatto per la distruzione di documenti di tipo generale che devono essere resi illeggibili ed hanno esigenze di sicurezza limitate.

DIN 2: livello di sicurezza adatto per la distruzione di documenti interni aziendali che devono essere resi illeggibili, come ad esempio tabulati, ma hanno esigenze di sicurezza limitate.

DIN 3: livello di sicurezza adatto per la distruzione di documenti riservati o confidenziali come ad esempio dati e documenti che si riferiscono a persone e che necessitano di una sicurezza moderata.

DIN 4: livello di sicurezza moderato adatto per la distruzione di documenti particolarmente riservati, contenenti dati sensibili riferiti a persone e aziende.

DIN 5: livello di sicurezza elevato adatto per la distruzione di documenti soggetti ad esigenze di segretezza.

DIN 6: livello di sicurezza molto elevato adatto per la distruzione di documenti soggetti ad esigenze di segreto eccezionalmente alte, come documenti di uffici governativi.

I distruggi documenti, sia per uso personale sia per grandi volumi, possono avere tre tipologie di taglio: a strisce, a frammenti o a microframmenti.

Taglio a strisce: i fogli vengono tagliati in strisce, questo tipo di taglio è ideale per la sicurezza dei documenti di uso quotidiano

Taglio in frammenti: la carta viene tagliata in piccoli rettangoli, in questo modo viene garantito un più elevato livello di sicurezza. Il taglio a frammenti, inoltre, riduce significativamente il volume della carta distrutta.

Taglio in microframmenti: i documenti vengono sminuzzati in minuscoli frammenti illeggibili in formato taglio micro che forniscono un elevato livello di sicurezza per documenti altamente riservati.

Esistono diversi accessori che favoriscono l’appropriata  manutenzione ed il corretto utilizzo di un distruggi documenti.
Nel nostro catalogo sono disponibili:

  • Sacchetti per distruggi documenti: esistono vari formati in base alla capacità del cestino, servono per lo smaltimento del contenuto.
  • Olio per distruggi documenti e fogli lubrificati: periodicamente è necessario oliare le lame del distruggi documenti per mantenerlo in perfetta efficienza ed evitare che, a lungo andare, diventi rumoroso e lento.
     

Se il mio distruggi documenti non funziona?
Le cause per cui un distruggi documenti smette di funzionare possono essere tante e tutte diverse. Tra le principali ci sono quelle elencate qui di seguito:

  • Il distruggi documenti ha superato il tempo massimo di funzionamento continuo e richiede un tempo di “defaticamento”. Per farlo ripartire bisogna aspettare dai 30 ai 60 minuti in modo da consentire al distruggi documenti di rinfrescarsi e di non bloccarsi nuovamente.
  • Il cestino del distruggi documenti è pieno, controlla e, nel caso, svuota il cestino. Eseguita questa operazione puoi ricominciare a distruggere la carta oppure eliminare l’inceppamento eventualmente creatosi.
  • Il distruggi documenti si è inceppato, come sboccarlo? Per eliminare l'inceppamento prova a spostare l'interruttore di alimentazione per invertire la posizione. Utilizza la modalità “reverse” del distruggi documenti per eliminare l'inceppamento.

Dove raccolgo il materiale distrutto?
Molti distruggi documenti hanno un contenitore all’interno del quale viene raccolto il materiale tagliato. Per molti modelli Euroffice offre una gamma di sacchetti in carta e in polietilene adatti ad essere inseriti nella macchina distruggi documenti per rendere più semplice l'operazione di vuotamento del cestino.

Che dimensioni di carta posso distruggere con il mio distruggi documenti?
Nel nostro catalogo è possibile trovare distruggi documenti che riescono a distruggere carta di vari formati, è sempre bene controllare quale formato è supportato dalla macchina che hai scelto.

Quanti fogli di carta posso distruggere alla volta?
Questo dato è variabile perché è necessario considerare lo spessore della carta che andiamo ad inserire nel distruggi documenti e il modello di distruggi documenti scelto. Per avere un'idea si potrebbe dire che un distruggi documenti in media "sopporta" circa 15/20 fogli per volta, ma bisogna sempre considerare il peso della carta che inseriamo e il modello acquistata.

Esistono distruggi documenti anti-inceppamento?
Certo! Esistono distruggi documenti dotate di sistema anti-inceppamento la cui imboccatura si illumina per avvertire che è stato inserito un numero troppo elevato di fogli o un solo documento in maniera errata. Quando si verifica questa situazione, la macchina non si aziona per evitare, appunto, che la carta si inceppi.

E' sempre necessario far raffreddare il distruggi documenti?
Solitamente è buona norma concedere ad ogni macchina distruggi documenti qualche minuto di pausa tra un processo di distruzione e l'altro. Alcuni distruggi documenti, però, sono in grado di lavorare senza mai fermarsi: questo genere di macchina è dotata di tecnologia di lavoro a ciclo continuo.